Что такое Апостиль?
В соответствии с Гаагской конвенцией, на документах, совершенных компетентными органами одного государства и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп (апостиль).
Согласно статье 5 Конвенции, апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.
Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран-участниц Гаагской Конвенции.
В соответствии с Постановлением Правительства РК № 545 от 24 апреля 2001 года, в качестве организаций, обладающих полномочиями по проставлению апостиля, определены следующие государственные органы:
• Министерство юстиции РК;
• Министерство образования и науки РК;
• Министерство внутренних дел РК;
• Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации РК;
• Комитет по судебному администрированию при Верховном Суде РК;
• Министерство финансов РК;
• Генеральная Прокуратура РК;
• Министерство обороны РК.
Проставление штампа «апостиль» (иногда данную процедуру также называют «упрощенная легализация» или «апостилирование») применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации — проставление штампа «апостиль». Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.
Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участницей Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства иностранных дел Республики Казахстан, а затем в консульстве страны назначения в Республике Казахстан. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит. Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура — легализация документа в Торгово-промышленной палате РК (с недавних пор входит в состав Национальной экономической палаты Казахстана «Атамекен»), а затем в консульстве страны назначения. Согласно Гаагской конвенции 1961 г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.
Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:
наименование государства, выдавшего апостиль;
фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ;
должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ;
наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем;
название города, в котором проставлен апостиль;
дата проставления апостиля;
название органа, проставившего апостиль;
номер апостиля;
печать/штамп учреждения, проставившего апостиль;
подпись должностного лица, проставившего апостиль.
Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном). Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке. Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. На практике в различных государствах используются различные способы проставления апостилей: резиновый штамп, клей, (разноцветные) ленты, сургучная печать, рельефная печать, самоклеящиеся стикеры и т. д., а также в качестве приложения к документу, что осуществляется при помощи клея, крепёжных колец, скрепок и т. д.
Г. Нурланбекова, главный специалист Департамента юстиции области Ұлытау.